Privacy Policy

Premessa

La presente informativa descrive le modalità di trattamento dei dati personali degli utenti che consultano il sito web di Colombo Achille S.r.l. e che utilizzano i servizi online eventualmente messi a disposizione tramite il sito.

L’informativa è resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679, “Regolamento generale sulla protezione dei dati” o “GDPR”, e della normativa italiana applicabile in materia di protezione dei dati personali.

La presente informativa riguarda esclusivamente il sito web di Colombo Achille S.r.l. e non anche altri siti, pagine o servizi online raggiungibili tramite link esterni eventualmente presenti sul sito.

Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:

Colombo Achille S.r.l.
Sede legale: Via Monte San Martino 96, 21013 Gallarate (VA)
Codice fiscale e Partita IVA: 03635120128
Email: support@colomboachillesrl.com
PEC: colomboachillesrl@pec.it

Per richieste relative al trattamento dei dati personali è possibile scrivere all’indirizzo support@colomboachillesrl.com.

La società non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati personali, in quanto non ricorrono i presupposti previsti dalla normativa applicabile.

Tipologie di dati personali trattati

3.1 Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del sito acquisiscono, nel corso del normale esercizio, alcuni dati la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet.

Rientrano in questa categoria, a titolo esemplificativo, indirizzi IP, nomi a dominio dei dispositivi utilizzati dagli utenti, indirizzi URI/URL delle risorse richieste, orario della richiesta, metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, codice numerico indicante lo stato della risposta del server e altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente.

3.2 Dati forniti volontariamente dall’utente

Il sito può consentire all’utente di inviare volontariamente dati personali tramite moduli, email, link o altri strumenti di contatto.

Rientrano in questa categoria, a titolo esemplificativo, nome e cognome, indirizzo email, numero di telefono, ruolo o qualifica nel condominio, dati relativi al condominio o allo stabile, contenuto della richiesta, eventuali informazioni inserite nei campi liberi dei moduli ed eventuali documenti o allegati trasmessi volontariamente.

3.3 Dati relativi alle richieste di preventivo

Tramite il modulo di richiesta preventivo possono essere raccolti dati del richiedente e informazioni relative allo stabile, quali indirizzo, Comune, Provincia, numero indicativo di unità immobiliari, presenza di ascensori, riscaldamento centralizzato, servizi comuni, situazione amministrativa e motivazione della richiesta.

Il modulo può consentire anche l’invio di documentazione ordinaria del condominio, come bilanci, situazioni contabili, verbali, preventivi, fotografie dello stabile o documentazione tecnica.

3.4 Dati trattati tramite il portale assistenza

Il sito contiene un collegamento al portale assistenza gestito tramite piattaforma Zoho Desk, disponibile all’indirizzo https://amminstrazionicolomboachillesrl.zohodesk.eu/portal/it/ .

L’utilizzo del portale assistenza può comportare il trattamento di dati personali necessari alla gestione delle richieste di supporto, delle segnalazioni e delle comunicazioni relative ai condomìni amministrati.

3.5 Cookie e strumenti di tracciamento

Il sito può utilizzare cookie tecnici, strumenti statistici e, previo consenso ove necessario, strumenti di tracciamento connessi a servizi quali Google Analytics, Squarespace Analytics e Google Ads.

Per maggiori informazioni sull’utilizzo dei cookie e degli strumenti di tracciamento si rinvia alla Cookie Policy del sito.

Finalità del trattamento e basi giuridiche

4.1 Navigazione e funzionamento del sito

I dati di navigazione sono trattati per consentire il corretto funzionamento del sito, garantire la sicurezza dei sistemi, ottenere informazioni statistiche aggregate sull’uso del sito e accertare eventuali responsabilità in caso di illeciti informatici.

Base giuridica: legittimo interesse del Titolare al corretto funzionamento, alla sicurezza e alla tutela del sito.

4.2 Risposta a richieste di informazioni

I dati forniti tramite email, moduli di contatto o altri canali sono trattati per rispondere alle richieste inviate dall’utente.

Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali adottate su richiesta dell’interessato e legittimo interesse del Titolare alla gestione delle comunicazioni ricevute.

4.3 Richiesta di preventivo

I dati inseriti nel modulo di richiesta preventivo sono trattati per valutare la richiesta, ricontattare il richiedente, acquisire eventuali informazioni integrative e predisporre una proposta relativa ai servizi di amministrazione condominiale.

Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato.

4.4 Gestione delle richieste di assistenza

I dati trasmessi tramite il portale assistenza o tramite i canali dedicati sono trattati per gestire segnalazioni, richieste amministrative, contabili, tecniche o manutentive relative ai condomìni amministrati.

Base giuridica: esecuzione del rapporto contrattuale con il condominio amministrato, adempimento di obblighi legali e legittimo interesse del Titolare alla corretta gestione delle attività amministrative e organizzative.

4.5 Analytics e misurazione del sito

Il sito può utilizzare Squarespace Analytics e Google Analytics per ottenere statistiche sull’utilizzo del sito, sulle pagine visitate e sull’interazione degli utenti con i contenuti pubblicati.

Base giuridica: consenso dell’utente ove richiesto dalla normativa applicabile; in alternativa, legittimo interesse del Titolare per statistiche tecniche aggregate, nei limiti consentiti dalla legge e dalle impostazioni adottate.

4.6 Google Ads e attività pubblicitarie

Il sito può utilizzare strumenti collegati a Google Ads per misurare l’efficacia delle campagne pubblicitarie e, ove attivato, per attività di remarketing o tracciamento delle conversioni.

Base giuridica: consenso dell’utente, ove richiesto.

4.7 Adempimenti di legge e tutela dei diritti

I dati possono essere trattati per adempiere obblighi previsti da leggi, regolamenti, normativa fiscale, contabile, amministrativa o da ordini dell’autorità, nonché per accertare, esercitare o difendere un diritto del Titolare in sede giudiziaria o stragiudiziale.

Base giuridica: adempimento di obblighi legali e legittimo interesse del Titolare alla tutela dei propri diritti.

4.8 Newsletter e comunicazioni promozionali

Il sito non prevede newsletter né l’invio di comunicazioni promozionali o offerte commerciali tramite iscrizione online.

Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali avviene con strumenti informatici, telematici e, ove necessario, cartacei, secondo principi di correttezza, liceità, trasparenza, minimizzazione, esattezza, integrità e riservatezza.

Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, distruzione, divulgazione o modifica non consentita.

Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati di navigazione è necessario per la consultazione del sito.

Il conferimento dei dati richiesti nei moduli è necessario per consentire al Titolare di gestire la richiesta. Il mancato conferimento dei dati obbligatori può rendere impossibile rispondere alla richiesta, valutare un preventivo o fornire assistenza.

Il conferimento di dati ulteriori, non contrassegnati come obbligatori, è facoltativo.

Destinatari dei dati personali

I dati personali possono essere comunicati o resi accessibili, nei limiti strettamente necessari, alle seguenti categorie di soggetti:

• personale autorizzato del Titolare;
• fornitori di servizi informatici, hosting, manutenzione e gestione del sito;
• fornitori di piattaforme per moduli online, gestione email, archiviazione documentale o assistenza clienti;
• consulenti fiscali, legali, amministrativi o tecnici;
• soggetti pubblici o autorità, quando previsto dalla legge;
• soggetti coinvolti nella gestione del condominio, nei limiti necessari allo svolgimento dell’incarico.

Tra i fornitori tecnici utilizzati possono rientrare, a titolo esemplificativo:

• Squarespace, per la gestione e pubblicazione del sito web e dei moduli online;
• Google, per servizi di analytics, advertising e archiviazione tramite Google Drive o Google Sheet;
• Zoho Desk, per il portale assistenza;
• fornitori di servizi email e strumenti informatici utilizzati dal Titolare.

I soggetti che trattano dati personali per conto del Titolare sono, ove necessario, nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.

Trasferimento di dati verso Paesi extra UE

Alcuni fornitori tecnologici utilizzati per la gestione del sito, della posta elettronica, dell’archiviazione, del portale assistenza, dell’analytics o delle attività pubblicitarie potrebbero trattare dati personali anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

In tali casi, il trasferimento avviene nel rispetto delle condizioni previste dal GDPR, sulla base di decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea o altri strumenti di garanzia previsti dalla normativa applicabile.

Periodo di conservazione dei dati

I dati personali sono conservati per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti e, successivamente, per il periodo eventualmente imposto dalla legge o necessario alla tutela dei diritti del Titolare.

• i dati di navigazione sono conservati per il tempo strettamente necessario al funzionamento del sito e alla sicurezza dei sistemi;
• i dati inviati tramite moduli di contatto o email sono conservati per il tempo necessario a gestire la richiesta e per un periodo successivo compatibile con eventuali esigenze di tutela;
• i dati relativi a richieste di preventivo che non si trasformano in incarico sono conservati per un massimo di 24 mesi, salvo necessità di ulteriore conservazione per tutela del Titolare o obblighi di legge;
• i dati relativi a richieste di assistenza condominiale sono conservati per il tempo necessario alla gestione del rapporto con il condominio e degli obblighi amministrativi, contabili e legali connessi;
• i dati necessari per obblighi fiscali, contabili o amministrativi sono conservati per i termini previsti dalla normativa applicabile;
• i dati trattati tramite cookie e strumenti di tracciamento sono conservati secondo i tempi indicati nella Cookie Policy e nelle impostazioni dei singoli strumenti utilizzati.

Quando la conservazione non è più necessaria, i dati sono cancellati, anonimizzati o aggregati.

Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare, nei casi previsti dal GDPR, i seguenti diritti:

• diritto di accesso ai dati personali;
• diritto di rettifica dei dati inesatti;
• diritto di cancellazione dei dati;
• diritto di limitazione del trattamento;
• diritto di opposizione al trattamento;
• diritto alla portabilità dei dati, ove applicabile;
• diritto di revocare il consenso, quando il trattamento si basa sul consenso;
• diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.

Le richieste possono essere inviate al Titolare scrivendo a support@colomboachillesrl.com.

Il diritto di proporre reclamo può essere esercitato rivolgendosi al Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità indicate sul sito istituzionale dell’Autorità.

Dati di minori

Il sito e i servizi collegati non sono rivolti specificamente a minori.

Qualora dati personali di minori siano trasmessi nell’ambito di comunicazioni relative alla gestione condominiale, il Titolare li tratterà esclusivamente nei limiti necessari alla gestione della richiesta o all’adempimento di obblighi connessi all’incarico di amministrazione condominiale.

Comunicazioni tramite email, moduli online e allegati

L’invio facoltativo, esplicito e volontario di comunicazioni agli indirizzi indicati sul sito comporta l’acquisizione dell’indirizzo email del mittente e degli eventuali altri dati personali contenuti nella comunicazione.

L’eventuale invio di allegati tramite il modulo di richiesta preventivo deve riguardare esclusivamente documentazione utile alla valutazione della richiesta, come bilanci, situazioni contabili, verbali, preventivi, fotografie dello stabile o documentazione tecnica.

I dati saranno utilizzati esclusivamente per rispondere alla richiesta, gestire la comunicazione o svolgere le attività conseguenti.

Link a siti e servizi di terzi

Il sito può contenere link a siti, piattaforme o servizi di terzi, tra cui il portale assistenza esterno gestito tramite Zoho Desk.

Il Titolare non è responsabile per i contenuti, le impostazioni privacy o le modalità di trattamento dei dati personali effettuate da siti o servizi esterni. L’utente è invitato a consultare le rispettive informative privacy prima di utilizzare tali servizi.

Assenza di processi decisionali automatizzati

I dati personali raccolti tramite il sito non sono utilizzati per processi decisionali automatizzati che producano effetti giuridici sull’interessato o che incidano in modo analogo significativamente sulla sua persona.

Modifiche alla presente informativa

Il Titolare si riserva di aggiornare la presente Privacy Policy in qualsiasi momento, anche in ragione di modifiche normative, tecniche, organizzative o relative ai servizi offerti.

La versione aggiornata sarà pubblicata su questa pagina con indicazione della data di ultimo aggiornamento.

Contatti per la privacy

Per richieste relative al trattamento dei dati personali è possibile contattare:

Colombo Achille S.r.l.
Via Monte San Martino 96, 21013 Gallarate (VA)
Email: support@colomboachillesrl.com
PEC: colomboachillesrl@pec.it